Duurzaamheid, nog steeds prioriteit?

Mijn eerste column voor de INTO business en dan is het onderwerp duurzaamheid, waar een notaris - zo op het eerste gezicht - niet echt een ster in is. Althans, ik kan mij voorstellen dat veel cliënten die bij ons op kantoor komen dat denken.

Bij het passeren van de akten hebben we altijd (toch nog) een dik papieren dossier. We krijgen meestal gelijk de bevestiging van kopers en verkopers dat 'het toch uiteindelijk wel een dik dossier is geworden'. Toch proberen wij als notariskantoor duurzaam bezig te zijn. Dat wil zeggen: we proberen zo min mogelijk uit te printen. Dat is alleen tot op heden niet iets dat ons altijd goed lukt. We hebben het op verschillende manieren geprobeerd: besprekingen doen met een iPad zodat de aantekeningen 'digitaal' kunnen worden gemaakt. Nadeel daarvan is echter dat we voornamelijk op een scherm zitten te koekeloeren en niet echt meer de mensen 'aankijken', hetgeen in ons vak juist belangrijk is.

Harriët Bijl-Atsma, bijna 30 jaar in het notariaat werkzaam waarvan bijna 20 jaar als notaris en gespecialiseerd in (commercieel) vastgoed, projectontwikkeling en ondernemingsrecht. Zij vormt samen met Jacqueline Tijssen en Rick Wieser de partners van Kroes en Partners Notarissen & Adviseurs, met vestigingen in Alphen aan den Rijn, Ter Aar en Roelofarendsveen.

Maar ook door de meeste informatie die wij in een dossier toegestuurd krijgen in ons digitale dossier op te slaan en niet meer uit te printen. Nadeel daarvan is dan weer dat we dan bij vragen tijdens het passeren van de akte niet de juiste informatie in het dossier hebben zitten en we sommige vragen niet goed kunnen beantwoorden.

Om toch zoveel mogelijk duurzaam bezig te zijn, hebben we vastgesteld wat wij in ieder geval moeten printen om een passeerafspraak 'soepel' te laten verlopen. De rest slaan we gewoon digitaal op. De papieren dossiers worden na het passeren van de akte ingescand. De meest gestelde vraag van cliënten qua duurzaamheid is wel de vraag of de akte niet digitaal getekend kan worden. Tsja, dat is helaas nog steeds niet mogelijk. De reden: men wil zeker weten dat de betreffende akte over 100 jaar nog op te vragen is en dat is in dit digitale tijdperk iets waar men geen zekerheid over kan geven.

Dus heeft het prioriteit: ja, op zich wel, maar het blijft lastig in ons vak om volkomen met 'de duurzame flow' mee te gaan.